Schon bisher musste der Arbeitgeber nach dem NachwG die wichtigsten Bedingungen des Arbeitsvertrags (Beginn des Arbeitsverhältnisses, Arbeitsort, Befristung; Urlaubsumfang, Kündigung etc.) schriftlich niederlegen und dem Arbeitnehmer spätestens einen Monat nach seiner Einstellung aushändigen.
Erweiterung des Katalogs der wichtigen Bedingungen
Der Gesetzgeber hat nun zum 01. August 2022 diese Vorgaben deutlich ausgeweitet. Nach dem neuen NachwG sind nun insbesondere aufzuzeichnen:
- Das Ende des Arbeitsverhältnisses bei Befristung und die Dauer der Probezeit;
- Der vom Arbeitnehmer bestimmbare Arbeitsort;
- Die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind und deren Fälligkeit, sowie die Art der Auszahlung;
- Die vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen;
- Sofern vereinbart, die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Anordnungsvoraussetzungen
- Der etwaige Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung;
- Wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt, der Name und die Anschrift dieses Versorgungsträgers; die Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist;
- Das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage
Für welche Arbeitsverhältnisse gelten die Neuregelungen?
Die neuen Nachweispflichten gelten für alle Neueinstellungen ab dem 01. August 2022. Anders als bisher muss der Arbeitgeber aber bereits am ersten Arbeitstag dem Arbeitnehmer die Niederschrift mit den Informationen über den Namen und die Anschrift der Vertragsparteien, das Arbeitsentgelt und seine Zusammensetzung, sowie über die Arbeitszeit vorlegen. Die weiteren Nachweise müssen spätestens innerhalb von sieben Kalendertagen nachgereicht werden.
Beachten Sie für Neueinstellungen Ihre Musterarbeitsverträge entsprechend anzupassen!
Für Bestandsverträge besteht grds. keine Pflicht zur Anpassung bzw. Unterrichtung nach den geänderten Vorgaben des NachwG. Hiervon gibt es jedoch Ausnahmen:
- Arbeitnehmer können den Arbeitgeber auffordern, diese schriftlich über ihre wesentlichen Arbeitsbedingungen zu unterrichten. Dieser Aufforderung muss der Arbeitgeber innerhalb einer Frist von sieben Tagen nachkommen;
- Ändern sich die wesentlichen Arbeitsbedingungen in bestehenden Arbeitsverhältnissen, besteht ebenfalls eine entsprechende Unterrichtungspflicht des Arbeitgebers.
Tipp: Es ist daher sinnvoll, auf entsprechende Forderungen der Arbeitnehmer vorbereitet zu sein und ein entsprechendes Informationsschreiben bereits im Vorfeld vorzubereiten.
Unterrichtung bei Auslandstätigkeit
Neu ist auch eine Unterrichtungspflicht bei einer länger als vier aufeinanderfolgende Wochen dauernden Auslandstätigkeit des Arbeitnehmers. Der Arbeitgeber muss in diesen Fällen
- das Land oder die Länder, in dem oder in denen die Arbeit im Ausland geleistet werden soll,
- die geplante Dauer der Arbeit,
- sofern vereinbart, mit dem Auslandsaufenthalt verbundene Geld- oder Sachleistungen, insbesondere Entsendezulagen und zu erstattende Reise-, Verpflegungs- und Unterbringungskosten,
- die Angabe, ob eine Rückkehr des Arbeitnehmers vorgesehen ist, und
- gegebenenfalls die Bedingungen der Rückkehr
mit dem Arbeitnehmer schriftlich festhalten.
Achtung: Bußgelder drohen!
Bei Verstößen gegen die Nachweispflichten droht dem Arbeitgeber ein Bußgeld von bis zu 2.000 EUR.
Im Übrigen ist darauf zu achten, dass die wesentlichen Arbeitsbedingungen in Schriftform dem Arbeitnehmer ausgehändigt werden müssen. Eine bloße Kopie oder eine Scan reichen hier nicht aus! Die Nachweiserfordernisse verlangen eine handschriftliche Unterzeichnung und Aushändigung an den Arbeitnehmer.