Die Finanzverwaltung hat die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) mit Schreiben vom 14.07.2025 erneut aktualisiert. Hintergrund ist die Einführung der E-Rechnungspflicht.
Hinweis: Die E-Rechnungspflicht besteht zwar grundsätzlich seit dem 01.01.2025. Es gelten für die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen mit strukturiertem Datensatz aber Übergangsfristen bis zum 31.12.2026 bzw. für kleinere Unternehmen sogar bis zum 31.12.2027. Bis dahin können Ausgangsrechnungen weiterhin z.B. in Papier oder im PDF-Format ausgestellt werden.
Die vorgenommenen Änderungen an den GoBD sind zum Teil nur redaktioneller Natur. Insbesondere folgende inhaltliche Änderungen sind aber zu erwähnen:
- Aufbewahrungspflicht: Werden Buchungsbelege, Handels- oder Geschäftsbriefe in Form eines strukturierten Datensatzes (bspw. als E-Rechnungen) empfangen, reicht es aus, nur den strukturierten Teil aufzubewahren. Dies macht die Finanzverwaltung nun deutlich. Eine Aufbewahrung des menschenlesbaren Datenteils einer hybriden E-Rechnung (z. B. des PDF-Teils einer ZUGFeRD-Rechnung) ist nur dann erforderlich, wenn zusätzliche oder abweichende Informationen enthalten sind, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (z. B. Buchungsvermerke).
- Maschinelle Auswertbarkeit: Die Finanzverwaltung weist nun ausdrücklich darauf hin, dass auch bei sonstigen strukturierten Dateien (z. B. E-Rechnungen) die für die GoBD-Konformität erforderlichen mathematisch-technischen Auswertungen gegeben sind.
- Mittelbarer Datenzugriff: Die Finanzverwaltung hat die Möglichkeiten des mittelbaren Datenzugriff (Z2) im Rahmen von Betriebsprüfungen erweitert. Bisher konnte die Finanzbehörde nur verlangen, dass sie hinsichtlich der nach ihren Vorgaben erstellten maschinellen Auswertungen einen „Nur-Lesezugriff“ erhält. Nunmehr soll die Finanzbehörde stattdessen auch verlangen können, die Datenauswertung im maschinell auswertbaren Format zur Verfügung gestellt zu bekommen.
Die GoBD in der Fassung vom 14.07.2025 sind auch mit Wirkung vom 14.07.2025 anzuwenden.