Fällt der Chef überraschend aus, stehen viele Betriebe vor enormen Herausforderungen. Gründe für den Ausfall können sein: Tod, Unfall, Schlaganfall, Herzinfarkt, Erkrankung im Urlaub, Festsitzen wegen Naturkatastrophen u.v.m.
In der Regel sind aber viele Informationen und Berechtigungen ausschließlich dem Betriebsinhaber zugänglich. Hierzu zählen z.B. Kontovollmachten, Passwörter, usw.
Notfallordner
Es ist daher wichtig, für den Fall der Fälle vorbereitet zu sein. Hierzu bietet sich die Erstellung eines betriebsindividuellen Notfallordners an. In diesem Zusammenhang kann auch eine Art Notfallplan entwickelt werden. Im Notfallordner finden sich dann die einzelnen Ablaufschritte, Berechtigungen, Unterlagen usw. für die verantwortlichen Personen griffbereit zusammengestellt. Es kann auch vorab eine Art Krisenstab bestimmt werden, der in solchen Situationen die Handlungsfähigkeit des Unternehmens sicherstellen soll.
Möglicher Inhalt
Ein Notfallordner muss stets auf die individuellen Bedürfnisse und Gegebenheiten des Betriebs abgestimmt sein. Häufig wird er jedoch folgende Dokumente und Angaben enthalten:
- Benennung handelnder Personen
- Personen, die zuerst informiert werden (Angehörige, leitende Mitarbeiter,…), mit Namen und Kontaktdaten
- Informationsmöglichkeiten über wichtige Termine
- Erteilte Vollmachten (Bankkonten, Patientenverfügung, Generalvollmacht, …)
- Testament bzw. Erbregelung
- Passwörter und PINs für Computerprogramme, Bank, usw.
- Ersatzschlüssel für betriebliche Räume
- Wichtige externe Ansprechpartner (Rechtsanwalt, Steuerberater, Bank, …)
- Aufstellung über wichtige Versicherungen und Kopien der dazugehörigen Policen
- Kopien wichtiger Verträge (Darlehensverträge, Mietverträge, Gesellschaftsverträge, langfristige Lieferantenverträge, etc.)
- Aufstellung über wichtige Kunden und Lieferanten mit Kontaktdaten
Regelmäßige Aktualisierung
Es reicht nicht aus, den Notfallordner nur einmal zu erstellen und dann in Vergessenheit geraten zu lassen. Vielmehr ist eine regelmäßige Aktualisierung geboten (z.B. alle zwei Jahre).
Aufbewahrung
Es bietet sich i.d.R. nicht an, den Notfallordner in einem Bankschließfach oder bei einem Notar aufzubewahren. Er soll ja gerade dazu dienen, dem „Krisenstab“ des Unternehmens ein schnelles Handeln zu ermöglichen.
Um die sensiblen Daten vor unberechtigtem Zugriff zu schützen, können wichtige Dokumente des Ordners aber in einem Umschlag versiegelt aufbewahrt werden. Da so eine Kontrolle möglich ist, ob der Umschlag vorzeitig geöffnet wurde, ist durch „Abschreckung“ ein gewisser Schutz geboten.
Außerdem kommt auch die Aufbewahrung des Ordners in einem privaten oder betriebseigenen Safe in Betracht. Der Personenkreis mit Zugang zum Safe lässt sich erfahrungsgemäß stark beschränken.