Werden private Gelder auf ein betriebliches Konto eingezahlt, sollte die Herkunft der Mittel sorgfältig dokumentiert werden. Fehlen nachvollziehbare Nachweise, kann das Finanzamt ansonsten die Beträge als steuerpflichtige Betriebseinnahmen behandeln.
In einem aktuellen Fall hat dies das FG Niedersachsen noch einmal klargestellt: Kann der Steuerpflichtige die Herkunft von Geldbeträgen nicht nachvollziehbar erläutern und belegen, darf das Finanzamt davon ausgehen, dass es sich um Betriebseinnahmen handelt!
Im Urteilsfall hatte ein Unternehmer, der eine Werkstatt zur Reparatur von Maschinen betrieb, verschiedene Bareinzahlungen und weitere Zahlungseingänge (z.B. Paypal) auf seinen Geschäftskonten. Die entsprechenden Beträge erklärte er nicht als Betriebseinnahmen, da es sich seiner Ansicht nach um Privateinlagen handelte.
Im Rahmen einer Betriebsprüfung konnte die Herkunft der Gelder aus dem Privatbereich dann aber teilweise nicht eindeutig geklärt werden. Der Unternehmer erklärte, die Beträge stammten insbesondere aus privaten Mitteln seiner Ehefrau, und einer ca. 6 Jahre zurückliegenden Erbschaft sowie privaten Verkäufen einer CNC-Fräse und zweier Drehmaschinen. Die Nachweise überzeugten das Gericht jedoch nicht.
Die Richter bestätigten vielmehr die Auffassung des Finanzamts: Grundsätzlich gelte zwar, dass private Einlagen keine Betriebseinnahmen darstellen. Wer jedoch private Mittel in den Betrieb einbringe und dadurch selbst eine Verknüpfung der privaten Vermögensverhältnisse mit der betrieblichen Sphäre herstellte, für den bestehe eine sog. „Dokumentationsobliegenheit“. Fehlt es daher an einer ausreichenden Dokumentation und kann die Herkunft der Gelder nicht aufgeklärt werden, so darf das Finanzamt die Beträge schätzen und dem Gewinn hinzurechnen.
Praxishinweise:
Besonders problematisch sind Bargeldbewegungen. Behauptet ein Unternehmer beispielsweise, über längere Zeit private Barreserven angesammelt und später auf das Geschäftskonto eingezahlt zu haben, ist dies häufig nur schwer überprüfbar. Kontoauszüge, Verträge oder andere geeignete Unterlagen fehlen in solchen Fällen regelmäßig.
Auch bei privaten Verkäufen ist eine klare Dokumentation wichtig. Hier gilt aber außerdem der Grundsatz, dass geschäftstypische Vorgänge grundsätzlich im Gewerbebetrieb zu berücksichtigen sind. Beispielsweise wurde daher im vorliegenden Fall der Verkauf der CNC-Fräse und der Drehmaschinen dem betrieblichen Bereich zugeordnet. Es handelte sich nach Ansicht der Richter nicht um private Verkäufe.
Fazit:
Private Einlagen sollten möglichst per Überweisung erfolgen. Bei Bareinzahlungen empfiehlt es sich, unmittelbar einen kurzen Vermerk über Betrag, Datum und Herkunft der Mittel anzufertigen. Zusätzlich sollten unterstützende Unterlagen wie Kontoauszüge, Darlehensvereinbarungen oder Verkaufsnachweise aufbewahrt werden. Eine saubere Trennung zwischen privaten und betrieblichen Zahlungsströmen kann spätere Diskussionen im Rahmen einer Betriebsprüfung vermeiden.