Hintergrund
Werden Betriebseinnahmen in bar vereinnahmt, so sind diese Geschäftsvorfälle selbstverständlich aufzuzeichnen. Wer sich hierzu elektronischer Aufzeichnungssysteme bedient (z.B. elektronische Registrierkasse) darf schon seit dem 01.01.2020 grundsätzlich nur noch solche elektronische Aufzeichnungssysteme verwenden, die über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen (sog. TSE-Kassen). Verschiedene zunächst bestehende Übergangsfristen sind spätestens zum 01.01.2023 abgelaufen.
Meldepflicht
Eigentlich besteht auch schon seit dem 01.01.2020 die Pflicht, Art und Anzahl der im jeweiligen Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen dem zuständigen Finanzamt mitzuteilen. Da zunächst keine elektronische Übermittlungsmöglichkeit seitens der Finanzverwaltung zur Verfügung gestellt wurde, war die Mitteilungspflicht bis zum 31.12.2024 ausgesetzt.
Seit dem 01.01.2025 steht die elektronische Übermittlungsmöglichkeit über das Programm „Mein ELSTER“ und die ERiC-Schnittstelle aber zur Verfügung. Seither können daher sowohl neuangeschaffte als auch in der Vergangenheit angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme gemeldet werden. Derzeit noch bestehende Übergangsfristen laufen zum 31.07.2025 aus. Im Einzelnen ist wie folgt zu unterscheiden:
Neuanschaffungen
Ab dem 01.07.2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme sind innerhalb eines Monats nach Anschaffung zu melden.
Bestandsgeräte
Vor dem 01.07.2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme sind bis zum 31.07.2025 zu melden.
Elektronische Aufzeichnungssysteme, die zwar vor dem 01.07.2025 angeschafft, aber auch vor dem 01.07.2025 wieder endgültig außer Betrieb genommen wurden und im Betrieb nicht mehr vorgehalten werden, brauchen nicht mitgeteilt zu werden. Eine Abmeldung wäre nur dann erforderlich, wenn bei diesen Systemen (ausnahmsweise) bereits die Anschaffung dem Finanzamt gemeldet worden wäre.
Abmeldung von Geräten
Zu beachten ist, dass die Finanzverwaltung nicht nur über die Anschaffung von TSE-Kassen informiert werden möchte, sondern auch über die Veräußerung bzw. Außerbetriebnahme. Daher sind ab dem 01.07.2025 außer Betrieb genommene elektronische Aufzeichnungssysteme stets zu melden. Allerdings muss natürlich sichergestellt werden, dass zuvor auch die Anschaffung des betroffenen Gerätes gemeldet wurde.
Gemietete bzw. geleaste Geräte
Die genannten Meldepflichten bestehen nicht für Geräte, die Eigentum des Steuerpflichtigen sind. Sie gelten auch für lediglich gemietete bzw. geleaste elektronische Aufzeichnungssysteme.
Fehlende Sanktionsmöglichkeit
Es ist wichtig zu wissen, dass für betroffene Unternehmer zwar die o.g. Meldepflichten gelten, ein Verstoß hiergegen jedoch nicht unmittelbar sanktioniert ist. Nicht oder verspätet abgegebene Meldungen ziehen also kein Bußgeld o.Ä. nach sich.
Dennoch sollten die Meldepflichten ernst genommen werden. Denn es ist zu befürchten, dass fehlende TSE-Meldungen das Risiko weiterer Prüfungshandlungen der Finanzverwaltung erhöhen (z.B. in Form einer Kassennachschau).