Die Einführung einer Kassenpflicht ab 2028 nimmt konkrete Formen an. Für viele Betriebe mit Bargeschäften wird das Führen einer offenen Ladenkasse voraussichtlich nicht mehr möglich sein. Der aktuelle Gesetzesentwurf sieht einen gestaffelten Beginn ab 2028 vor. Bundestag und Bundesrat müssen dem Gesetz noch zustimmen.
Warum eine Kassenpflicht?
Bislang sind viele (aber bei weitem nicht alle) bargeldintensiven Betriebe dazu verpflichtet, jede Betriebseinnahme einzeln aufzuzeichnen. Dem Betrieb steht dabei frei, wie er die Einzelaufzeichnungspflicht erfüllt.
Bedient er sich zur Erfüllung der Aufzeichnungspflichten aber eines elektronischen Aufzeichnungssystems (i.d.R. Registrierkasse), so ist bereits jetzt gesetzlich vorgeschrieben, dass dieses über eine sog. technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen muss. Der Einsatz von sog. TSE-Kassen ist daher schon jetzt weit verbreitet.
Wer aber seine Einzelaufzeichnungspflicht anderweitig erfüllt (z.B. durch das Ausstellen einzelner Quittungen für jeden Barumsatz) oder wer von der Einzelaufzeichnungspflicht gar nicht betroffen ist, der braucht bisher keine TSE-Kasse zu führen. Es ist in diesen Fällen zulässig, eine sog. offene Ladenkasse zu verwenden. Dies betrifft insbesondere kleinere Betriebe und Vereine, die Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung verkaufen.
Auch hier will der Gesetzgeber nun strengere Vorgaben machen und bestehende Manipulationsmöglichkeiten weiter einschränken.
Wer ist betroffen?
Betroffen sein sollen Betriebe (dies umfasst sowohl Gewerbebetriebe, also auch Freiberufler und Land- und Forstwirte), deren Gesamtumsatz im Kalenderjahr 100.000 Euro übersteigt. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nicht der Gewinn. Wer Barzahlungen annimmt, aber weniger als 12.000 Euro Barumsatz im Jahr erzielt, soll von der Pflicht ausgenommen sein.
Beispiel: Ein Friseursalon erzielt 2027 einen Gesamtumsatz von 150.000 Euro, davon 20.000 Euro in bar. Der Salon überschreitet die Umsatzgrenze und liegt über der Bargeldgrenze, wird also kassenpflichtig. Hätte er nur 10.000 Euro bar eingenommen, wäre er nicht betroffen gewesen. Kartenzahlungen zählen zum Gesamtumsatz, aber nicht zum Barumsatz.
Was sind die Folgen?
Für die betroffenen Unternehmen heißt das: Sie müssen ein elektronisches Kassensystem einsetzen, das die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Dazu gehören eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) und die erforderliche digitale Schnittstelle für Kassensysteme (DSFinV-K). Eine offene Ladenkasse genügt dann nicht mehr.
Ab wann greift die Kassenpflicht?
Der genaue Start hängt davon ab, wann die Umsatzgrenzen überschritten werden. Bei einer Überschreitung bereits im Jahr 2026 soll die Pflicht am 1. Januar 2028 beginnen. Wird die Grenze erstmals 2027 oder später überschritten, ist der Einstieg grundsätzlich für den 1. Juli des Folgejahres vorgesehen. Bei einer erstmaligen Überschreitung im Jahr 2027 wäre die Kasse also ab dem 1. Juli 2028 erforderlich.
Angekündigte Befreiungsmöglichkeiten
Einzelne Betriebe sollen sich auf Antrag von der Pflicht befreien lassen können. Weitere Ausnahmen sollen durch eine Rechtsverordnung geregelt werden; ihre Einzelheiten stehen noch aus. Vermutet werden derzeit insbesondere Ausnahmen für Schausteller und kleinere Vereine.
Weitere geplante Änderungen
Aus der Belegausgabepflicht wird eine Belegbereitstellungspflicht: Ab dem 1. Januar 2028 soll die reine papierhafte Belegausgabepflicht entfallen. Stattdessen müssen die Kunden künftig alternativ auch einen elektronischen Beleg in einem standardisierten Datenformat bereitgestellt bekommen. Der aktuelle Gesetzesentwurf lässt den Übermittlungsweg offen, etwa über QR-Code, Download-Link oder E-Mail. Verstöße gegen die neue Belegbereitstellungspflicht sollen mit einem Bußgeld sanktioniert werden.
Strafrechtliche Verschärfungen beim Einsatz von Manipulationssoftware: Neben anderen strafrechtlichen Verschärfungen soll auch der Einsatz von Manipulationssoftware in Kassensystemen künftig mit einer Freiheitsstrafe von bis zu drei Jahren bedroht werden.
Meldepflicht für den Wechsel einer TSE: Bislang waren lediglich Anschaffung und Außerbetriebnahme einer TSE-Kasse der Finanzverwaltung mitzuteilen. Künftig soll auch der Wechsel einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung mitgeteilt werden. Die Mitteilung ist innerhalb eines Monats nach dem Wechsel zu erstatten. Die Regel gilt erst ab dem 1. Januar 2028.